Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех сотрудников предприятия, принятых на постоянную и временную работу.
Заполняется личная карточка рукописным способом, менеджером службы персонала, ответственным за кадровое делопроизводство. Все записи должны быть четкими, без сокращений.
Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.
В разделе ''Прием на работу, переводы на другую работу" должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения должны заноситься максимально корректно, т.к. служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи должна стоять подпись сотрудника.
Карточки уволенных сотрудников изымаются из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив предприятия дело оформляется нужным образом и хранится в архиве 75 лет.
Личное дело сотрудника представляет собой совокупность всех документов, содержащих сведения о сотруднике. Личные дела могут заводить на всех сотрудников предприятия или на отдельные категории работающих (например, на руководящий состав).
Предприятие в условиях современного делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
- внутренняя опись документов
- анкета
- резюме (или автобиография)
- копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности
- копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т.д.
- трудовой контракт
- данные аттестаций
- характеристики
- план карьерного роста
- справки и др. документы, относящиеся к данному работнику.
Личное дело заводится после издания приказа о назначении на должность.
Все документы в личном деле по мере поступления подшиваются в хронологическом порядке в папку-скоросшиватель.
Личные дела сотрудников хранятся в сейфе предприятия и выдаются в личное пользование только определенной категории сотрудников, имеющих доступ к кадровой информации.
Изменения в личные дела вносятся менеджерами по персоналу.
По распоряжению мэра г.Москвы личные дела московских государственных служащих при переводе на новое место работы не заводятся, а пересылаются с прежнего места работы.
Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет.
Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.
| 
