Методические рекомендации

Версия для печати

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНАЦИИ
По разработке Положений о структурных подразделениях КОМПАНИИ

Положение о конкретном структурном подразделении (Департамент, Отдел, Группа) является структурно-управленческим Lрамочным¦ документом, который подготавливается руководителем подразделения совместно с Менеджером-аналитиком ДУП, ответственным за кадровую работу в данном Департаменте. Положение о конкретном структурном подразделении готовится на основе утвержденной организационной структуры, и задач, поставленных Президентом (или другим вышестоящим по отношению к данному подразделению руководителем) перед данным структурным подразделением. Положение о конкретном структурном подразделении подготавливается в следующих целях:

• Осуществить формальное разделение сфер деятельности (задачи) и ответственности между основными частями организационной структуры предприятия

• Служить основой для создания в подразделении рабочих мест и подготовки соответствующих Должностных инструкций

• Служить основой для составления планов работы и отчетности по ним.

Форма титульного листа Положения приведена в Приложении 1.

Положению о структурном подразделении присваиваются наименование и шифр.

ПРИМЕР ПРИСВОЕНИЯ ШИФРА: П.ДУП. 01
Где:
П. v обозначение принадлежности документа к группе документов (т.е. ПОЛОЖЕНИЕ)
ДУП v обозначение структурного подразделения или его обозначение по схеме, принятой в Компании
01 v номер документа, разработанного в соответствующем структурном подразделении

Шифр ставится после слова LПОЛОЖЕНИЕ¦

Положение выпускается в одном экземпляре и хранится в Департаменте Управления Персоналом (электронная версия хранится на сетевом диске в папке Положения о структурных подразделениях) и подписывается непосредственным руководителем, Вице-президентом по персоналу, менеджером-аналитиком и утверждается Президентом Компании (см. Порядок подготовки Положений о структурных подразделениях и Должностных инструкций в Компании) Положение вступает в силу с момента его утверждения.

Положение о структурном подразделении включает в себя следующие разделы (все, что в документе выделено курсивом, является подсказкой или разъяснением, написанным в помощь составителю, и используется только в случае соответствия их конкретной ситуации):
Кроме этих разделов обязательным является наличие двух приложений:
Приложение 1 v Организационная структура подразделения
Приложение 2 v KPI подразделения.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.	Подразделение (вместо слова LПодразделение¦ приводится название структурного подразделения) (далее v LПодразделение¦) является основной структурной единицей ________________________________ (указывается вышестоящее структурное подразделение) и создается решением ____________________________ (указывается соответствующее должностное лицо) по представлению _________________ (указывается соответствующее должностное лицо)
1.2.	Подразделение создается с целью _____________________ (указывается цель создания данного структурного подразделения, его роль в решении производственных проблем)
1.3.	Непосредственное руководство подразделением осуществляется __________________ (указывается должность руководителя подразделения) (далее v LРуководитель¦), назначаемым ___________________ (I>(указывается полномочное должностное лицо) по представлению __________________ (указывается представляющее должностное лицо) и непосредственно подчиненным _____________________ (указывается вышестоящее должностное лицо).
1.4.	В своей деятельности Подразделение руководствуется действующим законодательством и постановлениями Правительства РФ, установленными в Компании правилами и процедурами, Положением о вышестоящем структурном подразделении (если таковое имеется), настоящим (имеется в виду Положение о конкретном структурном подразделении) Положением
1.5.	Положение о Подразделении разрабатывается согласно LПорядку подготовки Положений о структурных подразделениях и должностных инструкций в Компании¦
1.6.	Подразделение в пределах своей компетенции имеет право действовать от имени Компании и представлять его интересы.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Эта часть Положения описывает то, что Подразделение осуществляет в рамках общих задач Предприятия (или вышестоящего по отношению к нему структурного подразделения) и той их части, которая закреплена за данным Подразделением (это может быть от 3 до 7 позиций). Задачи структурному подразделению устанавливаются вышестоящим руководителем, которому данное структурное подразделение подчинено. Раздел содержит перечень основных задач структурного подразделения, их четкая и полная формулировка должна дать представление о целевом назначении и о конечном результате деятельности данного структурного подразделения

2.1.	(Здесь и далее указываются основные задачи Подразделения, обеспечивающие выполнение работ по определенному направлению деятельности Компании. Например: LОбеспечение эффективного финансового планирования¦)

3. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА

• Раздел содержит описание административной подчиненности и функциональных связей всех структурных звеньев, входящих в состав подразделения. В зависимости от типа структурного подразделения выделяются департаменты, отделы, группы, отделения и отдельные исполнители

• Могут быть указаны особые условия, при которых возможно создание временных рабочих групп

• Организационная структура должна обеспечивать выполнение поставленных перед подразделением задач

• На основании поставленных перед подразделением задач и организационной структуры разрабатывается штатное расписание данного подразделения

• Схема организационной структуры подразделения оформляется отдельно, и является неотъемлемой частью Положения

• Пример оформления организационной структуры представлен в Приложении 2

Организационная структура Подразделения состоит из следующих единиц

3.1.	(Здесь и далее указываются структурные единицы Подразделения с точным их названием. Например: L Департамент управления персоналом¦)

4. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ

Под функциями в данном разделе понимаются все виды или группы работ (действия), выполняемые Подразделением и позволяющие решить поставленные перед его сотрудниками задачи.

4.1.

(Здесь и далее перечисляются функции подразделения, формулируемые в терминах конкретных действий в рамках одного или нескольких рабочих мест. Желательно указать до 10-20 позиций. При этом функции могут быть сформулированы и сгруппированы как по видам работ, так и по этапам процесса работы, а также по нижестоящим подразделениям. Например: Lсоставляет ежемесячные бюджеты¦, Lанализирует использование бюджета¦ или LОсуществляет найм персонала¦)

5. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ

1. Данный раздел описывает вопросы, по которым подразделение взаимодействует с другими подразделениями и организациями
   Например: Подразделение взаимодействует с Департаментом управления персоналом

2. Для определения четкого регламента взаимодействия определяются конкретные исполнители, вид обмениваемой информации (отчет, запрос, заявка, справка и т.п.) и даты.

С кем	Вид информации	Периодичность
	Получает: Предоставляет:

6. ПРАВА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Под правами в данном случае понимаются делегированные вышестоящим руководителем решения, которые может принимать Подразделение (в лице своего Руководителя) в отношении других подразделений и организаций в рамках своей производственной деятельности.

6.1.	(Здесь и далее перечисляются права Подразделения, обеспечивающие ему наиболее эффективное выполнение работы. Например: LТребовать своевременного составления бюджетов подразделениями и отчетов их использования¦ или LСтавить визы на кадровые документы¦)

7. СФЕРА ОТВЕТСТВЕННОСТИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Под ответственностью в данном случае понимается обязанность Подразделения (в лице его руководителя) отвечать за последствия определенных настоящим Положением действий

7.1.	В отношении своей работы Подразделение в целом ответственно за ее своевременное выполнение, за не превышение и экономию запланированных расходов, а также за поддержание установленного для результатов работы уровня качества (этот пункт записывается в Положении обязательно)
7.1.	(Здесь и далее излагаются конкретные сферы ответственности подразделения: соблюдения сроков, не превышения или сокращения расходов и поддержания установленного уровня качества и т.д. Например: LПодразделение ответственно за предоставление бюджета на утверждение руководителю не позднее ______________¦)

Руководитель Подразделения		__________		_________		_________
		Подпись		дата		И.О.Фамилия
Согласовано:
Руководитель вышестоящего функционального подразделения		__________		_________		_________
		Подпись		дата		И.О.Фамилия
Вице-президент по персоналу		__________		_________		_________
		Подпись		дата		И.О.Фамилия
Менеджер-аналитик ДУП		__________		_________		_________
		Подпись		дата		И.О.Фамилия

Компания Подразделение

УТВЕРЖДАЮ Президент Компании ____________ФИО L_____¦_______200_ г.

ПОЛОЖЕНИЕ

O_________________
__________________________________________________________________
( наименование подразделения в соответствии с утвержденной структурой)
_______________________
(шифр положения)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

3. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА

4. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ

5. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ

6. ПРАВА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

7. СФЕРА ОТВЕТСТВЕННОСТИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ