Управленческий консалтингКадровый консалтингУголок консультантаУголок клиента


О проекте
Тренинги
Продукты
TOP100 Компании
Список тренеров
Статьи
Книги
Книжная лавка
Ссылки
Первый шаг
Уважаемые посетители!   Проект Эмси Консалтинг возобновил свою работу!
Из-за технических проблем мы потеряли домен emsi.ru, и теперь Эмси Консалтинг работает под новым именем - www.emcon.ru.
Если на вашем сайте есть ссылки на старый адрес (www.emsi.ru) - пожалуйста, обновите их! Просто замените emsi.ru на emcon.ru - внутренние адреса страниц на сайте не изменились.
Если вы заметили старую ссылку на Эмси Консалтинг на другом сайте - пожалуйста, попросите хозяина сайта обновить ее. Спасибо!

Документационное обеспечение деятельности кадровых служб


Андреева Валентина Ивановна,
кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения РГГУ

Говоря о кадровой документации, мы подразумеваем, что это не единый свод документов, а, скорее, мозаика, состоящая из самых разнообразных документов. Именно на этом представлении базируется понимание того, какие виды трудовых правоотношений должны быть документированы в обязательном порядке, а какие нет.

Следует разобраться в том, как оформить документ правильно, то есть придать ему юридическую силу. Для того чтобы правильно оформить документ, надо определить, к какой группе документов, или системе документации, он относится. Если вы не будете этого знать, вряд ли вам удастся соблюсти все необходимые тонкости делопроизводства и в случае спорной ситуации выиграть дело в суде.

Организацию и ведение кадрового делопроизводства регламентируют соответствующие нормативно-методические документы.

В соответствии с нормативами, кадровое делопроизводство должно включать группу организационно-распорядительных документов (ОРД). Название говорит само за себя: они организуют деятельность соответствующей структуры и содержат распоряжения, которые должны выполняться. Внутри этой группы документов следует выделить организационные документы. Их назначение v устанавливать, организовывать, определять.

На первое место я поставлю документ, который предусмотрен КЗоТ и абсолютно необходим, v это LТиповые правила внутреннего трудового распорядка¦ от 1984 года. Поэтому нельзя согласиться с заявлением руководителя какой-нибудь коммерческой фирмы, который говорит: LЗачем нам правила внутреннего распорядка? Это ведь Lсовковая¦ бумага, мы живем по другим законам!¦ Мало того, что такой руководитель нарушает требования КЗоТ, v он лишает себя нормальной юридической базы для решения производственных и дисциплинарных вопросов в рабочем порядке. На каком основании он может указать работнику на недопустимость опозданий или прогулов? Только на основании соответствующего документа, а именно правил внутреннего трудового распорядка, которые он пренебрежительно именует Lбумажкой¦. Предъявив сотруднику правила внутреннего распорядка, вы должны получить от него письменное подтверждение в ознакомлении и согласии. Расписка работника подтверждает, что он с документом ознакомился и обязуется его выполнять.

Следующие два вида документов v это положение о структурном подразделении и должностные инструкции. Эти виды документов не упомянуты в КЗоТ, и с формальной точки зрения их наличие на предприятии не является обязательным. Вкратце упомяну о том, что должно включать положение о структурном подразделении: статус отдела, функции, обязанности этого подразделения. Если правила внутреннего трудового распорядка дают вам возможность регулировать дисциплинарные и производственные отношения на предприятии, то должностные инструкции позволяют оценить работу того или иного сотрудника с позиции качества. Вы не сможете уволить работника по ст.33, п.3 v систематическое невыполнение должностных обязанностей, - если причиной вашего недовольства является качество его работы. В трудовом контракте этот момент не оговаривается, поскольку контракт отвечает на вопрос: LЧто сотрудник должен делать на работе?¦. Администрации практически невозможно разобраться с человеком, подписавшим контракт, где указаны обязанности, но нет критериев оценки качества его работы. На вопрос Lкак?¦ отвечает другой документ v должностная инструкция.

Но даже грамотно составленная инструкция, с подробно прописанными критериями оценки, перечнем требований не будет иметь юридической силы и, следовательно, выполнять своего назначения, если не будут соблюдены все формальные тонкости написания этого документа. В этом случае ваше дело заведомо проигрышно. Поэтому, если вы не уверены, что справитесь со всеми юридическими тонкостями составления инструкции, даже блестящий текст не поможет вам избавиться от нерадивого работника. Обратившись в суд, он будет моментально восстановлен на работе. В моей практике была ситуация, когда в одной организации должностные инструкции были написаны на французском языке. И когда пытались уволить одну работницу, она построила свою защиту на разночтениях в переводе. Судья официально потребовала перевод. Эта история v еще одно подтверждение тому, что в трудовых правоотношениях (особенно в ситуации увольнения) необходимо соблюдать все нюансы делопроизводства. Опытные кадровики научились пользоваться другой уловкой v они ликвидируют отдел, где Lтрудится¦ балласт, а потом восстанавливают подразделение таким образом, что нежелательному работнику не находится в нем места. Разумеется, этот путь тоже непростой, но иногда он оказывается более эффективным.

Последний документ, относящийся к категории организационных, v штатное расписание. Вопреки расхожему мнению, этот документ не был отменен и его наличие на предприятии является обязательным. Составлением штатного расписания занимается не кадровая служба, а отдел по труду, задача которого v рассчитать, сколько штатных единиц необходимо для выполнения требуемого объема работ.

Вторая группа в организационно-распорядительной системе документации v распорядительные документы. Прежде всего, приказы по личному составу, например, приказ о приеме на работу. Часто задают вопрос: LМожет ли распоряжение быть основанием для приема на работу?¦. Ответ на этот вопрос утвердительный: вы имеете право написать в трудовой книжке Lпринят тем-то, распоряжение, дата, номер¦. В КЗоТ написано следующее: прием на работу осуществляется приказом, в скобках v распоряжением. Таким образом, приказ и распоряжение v одинаковые по юридической природе документы, соответственно, они имеют одинаковую юридическую силу. Сфера применения зависит от типа аппарата.

Третья, последняя группа v информационно-справочные документы. Несмотря на кажущуюся Lлегковесность¦ названия, к этой группе относятся очень серьезные документы, в том числе апелляционные протоколы, которые могут вывести вас на судебный конфликт, если, например, работник не согласен с результатами аттестации.

Далее следует упомянуть акты. Акты v своего рода камень преткновения для кадровиков. Так, руководителю кадровой службы одного предприятия было вынесено судом частное определение за то, что он принял в качестве основания приказа об увольнении акты без юридической силы. Частное определение не является наказанием, но это пятно на вашем мундире. Причем речь шла об акте ревизии заводской кассы, а не о кадровом вопросе. Кадровик, обратившийся ко мне за консультацией, был возмущен: LЭтот акт v не в моей компетенции. Разве я должен нести ответственность за его составление?¦ Пришлось разочаровать коллегу: LДа, это не кадровый вопрос, но вы должны знать формальную сторону составления акта¦. Даже не вдаваясь в текст акта, в суде сказали, что документ составлен неправильно, с нарушением требований соответствующего ГОСТа.

Следующий документ, который можно отнести к информационно-справочным, v переписка, которая подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Внешняя переписка v это служебное письмо. Как правило, судебные разбирательства в отношении внешней переписки встречаются довольно редко, здесь речь идет, как правило, о нарушении этических моментов.

К внутренней переписке относятся, во-первых, так называемые служебные записки. В судебных инстанциях чаще всего фигурируют докладные и объяснительные записки. Если дело дошло до судебного разбирательства, готовьтесь к тому, чтобы ответить на вопросы: LБыла ли докладная записка? Покажите. А была ли объяснительная?¦ Вы можете ответить, что требовали от работника написать объяснительную, но он отказался. Тогда вам придется доказать, что вы действительно требовали, то есть предъявить соответствующий документ.

Кроме того, в информационно-справочную группу входит и архивная документация. Я бы рекомендовала заключить это словосочетание в кавычки, поскольку оно не является научным термином. Тем не менее для удобства мы будем им пользоваться.

К архивной документации относится номенклатура дел кадровой службы. Существует два вида описей: внутренняя и внешняя. Внутренняя опись предполагает перечень документации, которые регламентируют деятельность предприятия. Внешняя опись v это опись, по которой дела сдаются в архив. После того как завершен очередной календарный год и все приказы этого года подшиты в прямом хронологическом порядке, следует завершить папку соответствующим документом, который именуется лист-доверитель дела. Без этой маленькой бумажки ваша документация не будет принята в архив, какой бы роскошный переплет вы ни использовали.Особый акт из группы ОРД v акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Если на основании моих рекомендаций вы сделали вывод о том, что во избежание санкций со стороны Мосгорархива следует хранить абсолютно все документы v этот вывод ошибочен. Часть документов подлежит уничтожению, но при этом надо знать, что, когда и каким образом надо уничтожать. Об этом будет сказано ниже.

Вторая группа документов v личная учетность. Личные документы содержат сведения о гражданине, выписываются государством, но не принадлежат ни предприятию, ни государству. Как правило, документы этой группы не фигурируют в суде, и к ним относится, прежде всего, трудовая книжка. Приказ о приеме на работу не является личным документом, при увольнении сотрудника он сдается в архив. Как бы ни была оформлена эта карточка (в виде компьютерной распечатки, машинописном варианте и т.д.), основное требование к ней v строчка, содержащая личную подпись работника. Это образец подписи, на основании которого ему выплачивают зарплату. У вас могут быть и другие учетные документы: карточка Т3, Т4. Они все трафаретны. Карточка Т2 обязательна еще и потому, что предусматривается органами статистики. Никакого указания на то, что в негосударственных структурах эту карточку можно не заводить, не существует. Срок хранения этого документа составляет 75 лет. Мосгорархив допускает, что карточка Т2 может находиться в памяти компьютера, но лишь до тех пор, пока работник трудится на предприятии. С его уходом этот документ должен быть распечатан и сдан в архив на хранение. Важность карточки Т2 заключается в том, что при утере трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж.

Как уже говорилось, к личной документации относится трудовая книжка. Есть специальная графа в карточке Т2, которая показывает, что работник ознакомлен с записями в трудовой книжке. Если работника переводят в другой отдел, в трудовой книжке делается соответствующая запись, после чего он вызывается в кадровую службу и расписывается в карточке Т2, подтверждая тем самым, что ознакомлен с записью. При несоблюдении этих формальностей вы нарушаете инструкцию по ведению трудовых книжек. В том случае, если к вам на предприятие пришел работник без трудовой книжки, вы должны ее выписать. Новую трудовую книжку следует взять в кассе предприятия у кассира. Обратите внимание v эти книжки должны быть выполнены на гербовой бумаге Госбанка. Во избежание подлогов (все мы знаем, какой богатый ассортимент Lдокументов¦ можно встретить у продавцов в подземных переходах) трудовые книжки должны приобретаться в муниципальных управлениях социальной защиты населения или налоговых инспекциях. Далее они должны быть оприходованы в приходно-расходной книге в кассе организации, причем именно у кассира, а не у бухгалтера. Трудовая книжка является документом трудотчетности.

Что касается личных дел сотрудников, они никакими нормативами не регламентированы. Можете их не заводить. Но если проявили инициативу, не забывайте, что личное дело хранится 75 лет. К нему прилагаются копии приказов о приеме на работу, об увольнении. Есть документ, который называется LДополнение к личному листку по учету кадров¦, куда следует прикрепить все приказы. Все изменения отражаются в этом дополнении. Карточка Т2 заводится абсолютно на всех, включая временных и сезонных работников.

Таким образом, работники кадровой службы должны руководствоваться в своей деятельности двумя нормативами. На сегодняшний день действующим является ГОСТ 6.38-90, который так и называется v LТребования к оформлению документов¦. Он сохранит свою силу вплоть до 1 июля 1998 года. Затем начнет действовать новый ГОСТ Российской Федерации, в который внесены некоторые изменения. Вместо 31-й надписи в перечне реквизитов оставлены 29. Не все эти надписи влияют на юридическую силу документа, но, к сожалению, конкретно не указано, какие именно надписи придают документу юридическую силу. Следует помнить, что на юридическую силу ОРД влияют, во-первых, реквизиты бланка, во-вторых, реквизиты состава удостоверения документов, в третьих v реквизиты согласования и ознакомления. В соответствии с этим пунктом дополнением к ГОСТу служит LГосударственная система документационного обеспечения управления¦, принятая в 1991 году и не претерпевшая никаких изменений. Чтобы вас не ввело в заблуждение название, отмечу, что это, по сути дела, инструкция по делопроизводству. Разумеется, работникам кадровых служб она не нужна в столь полном объеме, как секретарям.

О реквизитах бланка следует знать следующее. Очевидно, что служебная документация пишется не на простой бумаге, а на официальных бланках. На простой бумаге в произвольной форме могут быть написаны заявление о приеме на работу или объяснительная и докладная записка, отзывы и доклады. Если вы попытаетесь на простой бумаге написать должностную инструкцию, то она не будет иметь силы документа. Существует специальный бланк для приказов, отпечатанный в типографии. Он используется для заполнения оригиналов, копии могут быть распечатаны на ксероксе. Компьютер для изготовления и тиражирования документов может использоваться только в том случае, если в нем установлена серьезная система защиты. Некоторые кадровые службы ввели в практику использование бумаги с соответствующим штампом организации. Но это лишь видимость официального бланка v он может применяться только для написания должностной инструкции.

Составляя официальный документ, вы должны прежде всего набрать реквизиты бланка. После слова Lбланк¦ ставим двоеточие и пишем наименование организации. Тут есть одна тонкость v если ваше предприятие находится в подчинении у вышестоящей организации, ее название следует упомянуть. Далее v название вида документа, например, LДолжностная инструкция¦. Следующий реквизит v дата регистрации. Затем v регистрационный номер и последний реквизит v место составления документа. Данный простой набор реквизитов придает вашему документу примерно 50% юридической силы. Обратите внимание на три последних реквизита: дата, номер и место регистрации. Именно поэтому всегда предпочтительнее использование типографских бланков, на них проставлены вышеуказанные реквизиты., которые нужны всегда, независимо от текста документа.

Поскольку бланк содержит дату и номер, любая бумага должна быть зарегистрирована. Незарегистрированный документ юридической силы не имеет. Если вы предъявите в суде незарегистрированную должностную инструкцию, это будет вашим просчетом и никакого разговора об увольнении работника по причине невыполнения должностных требований не состоится.

Однако зарегистрировать не значит просто пронумеровать. Необходима LКнига регистрации должностных инструкций и изменений к ним¦. Если на вашем предприятии предусмотрено 27 должностей, соответственно 27 должностных инструкций должно быть расположено по порядку. Что такое регистрация? Это занесение сведений о документе. Ко мне за консультацией обратились бывшие работники торгового дома, уволенные с работы. Я внимательно изучила документы и написала в заключении, что в этой фирме отсутствует регистрация документов, а это достаточное основание для того, чтобы приказ об увольнении был признан недействительным. Если обратиться к мировой практике, мы обнаружим, что во многих странах документы не регистрируют. В нашей стране регистрация служит своего рода защитой от подлогов.

В истории нашей страны был период с 1917 по 1932 гг., когда регистрация была отменена. Но с 1932 институт регистрации вводится вновь и с тех пор продолжает действовать. Срок хранения книги регистраций составляет 75 лет. Если она существует в электронной версии, впоследствии следует сделать распечатку, переплести и сдать на хранение в архив. Это существенное уточнение v магнитный носитель плохо хранится в архиве, так как на него влияет магнитное поле земли, в результате чего часть информации пропадает. Бумага лежит веками.

Существенный реквизит v место составления документа. Даже если на бланке написано, что фирма Lпрописана¦ в Москве, слово LМосква¦ должно быть написано. Примечательно, что КЗоТ указывает: если название фирмы совпадает с названием места, где она расположена, наименование города можно опустить. Но судебная практика настолько формализована, что дело может быть проиграно из-за пресловутого отсутствия названия города. Даже в Верховном суде решение будет принято не в вашу пользу. Если дело доходит до судебного спора, тут не важны эмоции и не имеет значения, кто хороший, кто плохой. Образно говоря, важно лишь то, чтобы на месте точки стояла именно точка, а не запятая.

Таким образом, чтобы придать бланку должностной инструкции 100-процентную юридическую силу, нужно указать название фирмы, название документа (должностная инструкция), оставить место для даты, место для номера и написать LМосква¦. Мне приходилось слышать недовольные высказывания по поводу того, что наименование Lдолжностная инструкция¦ пишется в углу. Мне это тоже не кажется самым удачным решением, но разработчики этого документа сделали именно так, и нам остается подчиняться их требованиям. В принципе, если ваше эстетическое чувство требует, чтобы название стояло посередине, это не будет большим нарушением. На юридическую силу влияет то, что вы что-то не дописали или написали, но неправильно.

Следующий реквизит v состав удостоверения. Это три определенных надписи: подпись, гриф утверждения и оттиск печати. Речь идет именно об оттиске v печать к документу привязывали только наши предки, а мы ставим оттиск печати. Гриф утверждения бывает двух типов: Lутверждаю¦ и Lутверждено¦, то есть утверждаю лично или утверждено каким-то документом, приказом или протоколом. В правом верхнем углу должностной инструкции следует написать: утверждаю, директор фирмы (президент, или председатель), ниже дается расшифровка, допустим, А.Н.Петров. Директор А.Н.Петров должен расписаться, а ниже поставить дату, причем допускаются варианты: 21.01.98 или 21 января 1998 г. Руководство часто ссылается на занятость и оставляет написание даты за кадровиком. В этом случае следует поблагодарить за доверие, но пойти навстречу вы можете, лишь поставив месяц и год, число все равно директор должен поставить сам. Это еще один подвох, о котором многие, к сожалению, не знают, пока не услышат в суде: LДата должна быть написана от руки¦.

Гриф утверждения ставится не на каждом документе. Чтобы вы не терялись в догадках относительно того, когда ставится и когда не ставится гриф утверждения, обратитесь к специальному перечню документов, подлежащих утверждению. Этот перечень содержится в инструкции по делопроизводству. Теперь обратимся к двум реквизитам из оформляющей части v подписи и печати. Неподписанный документ никогда не имеет юридической силы, даже если вы не поленились поставить на нем несколько печатей и штампов. Казалось бы, вопрос о подписи настолько прост, что подробно останавливаться на нем не имеет смысла. Кто не знает, что на приказе ставится одна подпись, на протоколе v две? Тем не менее администрация одного предприятия проиграла судебный спор из-за того, что под текстом инструкции было написано: Lс инструкцией ознакомлен¦ и стояла подпись работника. Судья задал вопрос: LЧто у вас идет после текста? Какой реквизит?¦ v LВиза ознакомления работника¦. v LА где же подпись v самый главный реквизит, который должен предварять всякую визу?¦

Следующий важный вопрос: кто подписывает, а кто утверждает текст должностной инструкции? Это разные вещи. Типичная ошибка состоит в следующем. Как правило, руководитель кадровой службы подчиняется непосредственно директору, и в этом случае директор и подписывает, и утверждает текст инструкции. Это ошибка v неправомерно одному и тому же лицу, в рамках одного документа совершать два разных юридических действия. Общее правило: подписывает руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник, утверждает директор. В данном случае инструкцию разрабатывает и подписывает кадровик, а директор утверждает.

Немаловажный вопрос: кто может подписывать документ в отсутствие начальника? Я наблюдала ситуацию, когда секретарь руководителя крупного управления, который отсутствовал на месте, направляла всех, кому требовалась подпись первого лица, к одному и тому же заместителю. При этом заместителей было пять человек! Я поинтересовалась, на чем основан такой порядок. Секретарь ответила, что она работает здесь уже много лет и на ее памяти всегда так делалось. Но это не основание для подобных действий! Основанием может быть специальный документ, в котором написано, что в отсутствие директора имеет право подписывать тот-то или тот-то. Это положение может быть оговорено в должностной инструкции на того или иного заместителя.

Обратите внимание на ст.18 КЗоТ. После того, как описан прием на работу, говорится следующее: LРаботник считается принятым на работу, если он фактически к ней приступил без надлежащего оформления¦. То есть КЗоТ разрешает допускать работника к работе без соответствующего приказа. Многие руководители не разрешают своим заместителям осуществлять прием на работу, а работник должен приступить к выполнению обязанностей немедленно v именно этим и вызвано появление такого уточнения в тексте Трудового кодекса.

Таким образом, кадровик должен знать, кто может подписывать тот или иной документ в отсутствие директора. Следующий момент, на который вы должны обращать внимание, v что именно Lрисует¦ заместитель на документе. Здесь наблюдается большое разнообразие: кто-то ставит черточку, кто-то пишет Lза директора¦, иногда ставят фамилию с указанием должности. До недавнего времени, а именно до появления ГОСТа 6.38-90, все эти варианты были равноправны. На сегодняшний день установлено следующее правило: не допускается употребление косой черты и предлога Lза¦ при замене подписи. Надо писать: Lзам.¦ или Lи.о.¦. В новом ГОСТе, о котором упоминалось выше, указано, что не допускается вписывать наименование должности Lзам.¦, то есть до 1 июля такое написание еще возможно, а после 1 июля послужит поводом выиграть у вас судебный спор.

Последние два камня преткновения v реквизиты согласования и ознакомления. Представьте себе конфликт между первым лицом предприятия и бухгалтером, который отказывается визировать незаконный приказ. Бухгалтер обозначает свою позицию как нежелание участвовать в незаконном согласовании, он говорит: LК этому документу руки не приложу¦. Вопрос состоит в том, можно ли уволить бухгалтера, который отказался визировать незаконный приказ. В соответствующем положении о бухучете указано, что бухгалтер должен участвовать в согласовании документов по финансовым вопросам. В случае несогласия с приказом он должен поставить визу: LНе согласен¦, но вообще отказаться от визирования он не имеет права.


Вернуться: Уголок клиента :: Статьи :: Наверх

Задайте свой вопросВ начало

Управленческий консалтинг | Кадровый консалтинг | Уголок консультанта | Уголок клиента


liveinternet.ru: показано число просмотров за 24 часа, посетителей за 24 часа и за сегодня Rambler's Top100 Рейтинг@Mail.ru