Управленческий консалтингКадровый консалтингУголок консультантаУголок клиента


О проекте
Тренинги
Продукты
TOP100 Компании
Список тренеров
Статьи
Книги
Книжная лавка
Ссылки
Первый шаг
Уважаемые посетители!   Проект Эмси Консалтинг возобновил свою работу!
Из-за технических проблем мы потеряли домен emsi.ru, и теперь Эмси Консалтинг работает под новым именем - www.emcon.ru.
Если на вашем сайте есть ссылки на старый адрес (www.emsi.ru) - пожалуйста, обновите их! Просто замените emsi.ru на emcon.ru - внутренние адреса страниц на сайте не изменились.
Если вы заметили старую ссылку на Эмси Консалтинг на другом сайте - пожалуйста, попросите хозяина сайта обновить ее. Спасибо!

Должностная инструкция секретаря-референта фирмы


Л.В.Санкина,
доцент кафедры документоведения РГГУ, к.и.н.

Любая должность служащего характеризует место работника в процессе управления и его обязанности в аппарате управления. В должностных инструкциях закрепляются должностные обязанности, права, ответственность, требования организации (учреждения, фирмы) к профессиональным знаниям и умениям. Тем самым, с одной стороны, реализуется разделение труда между персоналом, а с другой - достигается определенная специализация.

Рассмотрим примерную должностную инструкцию секретаря-референта, работающего в небольшой (средней) фирме, где нет специальной службы делопроизводства. Отсутствие таковой предполагает централизацию ее функций в рамках деятельности секретаря-референта: получение и обработка документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения документов, отправка исходящих документов, тиражирование, разработка системы классификации, хранение дел и др. Сотрудники подготавливают тексты документов, а перепечатывает их, как правило, секретарь.

В обязанности секретаря-референта входит также информационное и документационное обеспечение работников фирмы. Кроме того, секретарь-референт фирмы выполняет весь комплекс работ по обслуживанию ее руководителя (телефонные переговоры, регулирование потока посетителей, организация и документирование совещаний, выполнение поручений и др.).

Должностная инструкция рассматривается как один из методов управления персоналом, поэтому значительное внимание при составлении этого документа уделяется структуре текста и требованиям к формулированию обязанностей. Это - документы, позволяющие руководителю закрепить за каждым работником объем и состав работы, его полномочия и ответственность. Должностные инструкции, разрабатываемые в рамках одной организации, должны быть согласованы между собой. Они взаимосвязаны по содержанию и в совокупности представляют собой систему закрепления за управленческими работниками разных категорий всех видов работ, выполняемых в процессе функционирования аппарата управления.

Оформление и структура текста примерной должностной инструкции должны соответствовать требованиям Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, которая является основным нормативом, регламентирующим подобные документы.

Содержание обязанностей секретаря-референта определяется исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, закрепленных в действующих нормативных и методических документах.

Квалификационные требования включают в себя два основных направления - образование (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для закрепления требований к квалификации может служить Квалификационный справочник, разработанный Институтом труда и утвержденный Минтрудом России. Однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию, исходя из своей политики работы с персоналом.

Ниже приведен текст примерной должностной инструкции, отдельные пункты которой имеют несколько вариантов, что позволяет использовать наиболее оптимальные из них.

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт фирмы (организации) относится к категории специалистов и подчиняется непосредственно ее руководителю (заместителю).

1.2. На должность секретаря принимается лицо со средним образованием, подготовкой по специальной программе и опытом практической работы не менее одного года.

Требования к квалификации могут быть и более высокими, и более низкими, что определяется самой организацией и зависит от уровня сложности выполняемой секретарем-референтом работы, оплаты труда и др. Например: "Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы" или "Высшее образование и практический опыт работы".

1.3. Секретарь-референт принимается и освобождается от должности приказом директора.

1.4. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется распорядительными документами организации, правилами внутреннего трудового распорядка, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-97, разработки Росархива, регламентирующие хранение документов и сдачу их в архив и др.), инструкцией по делопроизводству организации, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией.

Этот пункт может быть расширен за счет включения следующих документов: постановлений, распоряжений, приказов руководящих органов или должностных лиц, нормативных документов вышестоящих органов управления, правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, противопожарной защиты и др.

1.5. Секретарь-референт должен знать: организационную структуру и направления деятельности фирмы, фамилии руководителей и распределение обязанностей между ними, фамилии сотрудников и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи, установленных в отделе, нормы служебного этикета.

В этот пункт могут быть внесены и другие требования. Например, в дожностную инструкцию секретаря-референта ЗАО "Эликсин" включены такие требования, как знание правил орфографии и пунктуации, порядка расположения материала при печатании различных документов.

1.6. Секретарь-референт должен уметь: работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EХCEL; печатать на пишущей машинке (со скоростью, например, не менее 150 знаков в минуту), стенографировать (со скоростью 85-90 слов в минуту), принимать и передавать документы по факсимильной связи, выполнять копировальные работы, вести телефонные переговоры.

В этом пункте могут быть перечислены и другие средства оргтехники: диктофоны, магнитофоны, приемно-переговорные устройства.

2. Основные задачи и функции

Основной задачей секретаря-референта является документационное обеспечение деятельности фирмы (выполнение работ по делопроизводству), для выполнения которой секретарь осуществляет следующие виды работ:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает в почтовом отделении документы, поступившие в адрес фирмы, доставляет их на фирму и проводит их первичную обработку (проверяет правильность адресования, целостность конвертов и упаковки, вскрывает конверты, проверяет комплектность вложений и проставляет на документах отметку о поступлении).

2.2. Сортирует входящие документы на регистрируемые и нерегистрируемые, передает документы, не требующие регистрации, непосредственно специалистам фирмы.

2.3. Регистрирует поступившие документы.

В этом пункте необходимо указать формы регистрации.

Например, в должностной инструкции секретаря-референта ЗАО "Эликсин" записано, что он "регистрирует входящие документы в журнале входящих документов", а в должностной инструкции секретаря ОАО "Русский проект" - "вносит данные о поступивших документах в базу данных".

2.4. Своевременно передает поступившие документы на рассмотрение руководителя (заместителя руководителя) фирмы.

Готовит поступившие документы для доклада руководителю.

2.5. В течение дня выполняет машинописные работы (набирает на компьютере тексты служебных документов), сверяет и распечатывает их.

Например, в должностной инструкции секретаря-референта ЗАО "Эликсин" записано, что он "стенографирует, расшифровывает, печатает и оформляет распоряжения руководителя".

2.6. По поручению руководителя (руководителя и специалистов) выполняет копировальные работы.

2.7. Ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов. Информирует руководителя о состоянии исполнительской дисциплины.

2.8. По поручению сотрудников фирмы принимает и передает документы по факсимильной связи.

2.9. Ежедневно контролирует своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками фирмы, раскладывает их в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи.

2.10. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя фирмы и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.

Например, в должностной инструкции секретаря-референта ЗАО "Эликсин" в числе функций предусмотрено "фиксирование информации, поступившей по телефону, передача и прием телефонограмм, регистрация их по установленной форме".

2.11. Обеспечивает сохранность документов.

2.12. Ведет учет объема документов фирмы, ежеквартально готовит для руководства сводку о количестве документов.

2.13. По указанию руководителя фирмы осуществляет подготовку совещаний, оформляет и обеспечивает хранение протоколов.

Если в фирме проводятся заседания нескольких видов, необходимо перечислить те из них, протоколирование которых входит в обязанности секретаря-референта. Если по роду деятельности организации возникает необходимость делать выписки из протоколов, должно быть отмечено, кому и в какие сроки секретарь-референт их предоставляет.

2.14. Выполняет указания и поручения руководителя фирмы по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению партнеров (командированных).

2.15. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи, установленных в приемной и кабинете руководителя.

2.16. Обеспечивает руководителя и сотрудников справочниками, бланками, бумагой и канцелярскими принадлежностями. Организует их хранение, учет и рациональное использование.

2.17. Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.

Например, в должностной инструкции секретаря ЗАО "Эликсин" предусмотрено, что он "сопровождает посетителей в здании".

2.18. Выполняет работы по подготовке дел фирмы к сдаче в архив, проводит их предархивную обработку, составляет описи и акты на уничтожение документов.

Если сдача документов в архив осуществляется ежегодно, необходимо в этом пункте указать сроки, например: "ежегодно, не позднее четвертого квартала...". Если архив самостоятельно ведет обработку документов, то этот пункт может быть сформулирован следующим образом: "Передает документы структурного подразделения по графику сдачи документов в архив".

3. Обязанности

Секретарь-референт обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность служебной информации.

3.2. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.

3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.

3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

4. Права

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Обращаться в компетентные организации за консультациями по вопросам подготовки документов, организации их хранения и ведения делопроизводства.

4.2. Вносить руководству предложения по совершенствованию работы с документами.

4.3. Требовать от сотрудников соблюдения сроков исполнения документов, правил их оформления, возврата документов после окончания работы.

5. Ответственность

Секретарь-референт несет административную ответственность за:

5.1. Качественное и своевременное выполнение своих обязанностей.

5.2. Разглашение служебной информации.

5.3. Неиспользование предоставленных прав и нарушение служебной субординации.

5.4. Нарушение правил трудового внутреннего распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

5.5. Сохранность документов фирмы.

6. Взаимосвязи

Секретарь-референт взаимодействует:

6.1. Со всеми сотрудниками фирмы по вопросам документационного обеспечения управления, ведения делопроизводства.

6.2. С хозяйственным отделом по вопросам снабжения канцелярскими принадлежностями. Если такого отдела нет, секретарь-референт может выполнять эту функцию самостоятельно. В этом случае она должна быть включена в разд. 2.

6.3. С бюро пропусков по вопросам оформления пропусков сотрудникам и посетителям фирмы.

6.4. С организацией, осуществляющей профилактику и ремонт оборудования, по вопросам технического обслуживания организационной и вычислительной техники, ее программного обеспечения. Если секретарь-референт взаимодействует с другими структурными подразделениями, необходимо их перечислить и указать характер взаимодействия. Контакты и взаимодействия секретаря-референта определяются структурой организации.

7. Порядок пересмотра инструкции

7.1. Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год.

7.2. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены руководителем (если другим должностным лицом, то указать его).

Н О Р М А Т И В Н А Я   Б А З А

  • Унифицированная система организационно-распорядительной документации. - М., 1993
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М.: Минтруд России, 2000
  • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991

Статья опубликована в журнале Справочник кадровика


Вернуться: Уголок клиента :: Статьи :: Наверх

Задайте свой вопросВ начало

Управленческий консалтинг | Кадровый консалтинг | Уголок консультанта | Уголок клиента


liveinternet.ru: показано число просмотров за 24 часа, посетителей за 24 часа и за сегодня Rambler's Top100 Рейтинг@Mail.ru